Zijn uw mandaat- en volmachtbesluiten al Wnra-proof?

De Wnra zorgt voor een systeemwijziging: van publiekrecht naar privaatrecht. Dat kan invloed hebben op uw mandaat- en volmachtbesluiten. Hoe heeft uw organisatie bevoegdheden om beslissingen over het personeel te nemen nu geregeld? Zorg ervoor dat uw besluiten voor 1 januari 2020 Wnra-proof zijn. Zo voorkomt u dat iemand onbevoegd namens uw organisatie handelt, met het risico dat de rechter zo’n handeling ongeldig verklaart.

Een situatie die zich kan voordoen is bijvoorbeeld dat uw burgemeester na inwerkingtreding van de Wnra alle (wijzigingen van) arbeidsovereenkomsten met het personeel van uw gemeente moet ondertekenen. Wilt u dat als organisatie voorkomen? Dan kunt u regelen dat één of meerdere functionarissen van uw gemeente een volmacht krijgen om dat namens de burgemeester te doen. De Wnra zorgt namelijk voor een systeemwijziging. In het huidige (publiekrechtelijke) systeem zijn vaak één of meer functionarissen gemandateerd om (bepaalde) personele besluiten namens het bestuursorgaan te nemen. Deze mandaten moeten mogelijk worden omgezet in volmachten, wat past bij het nieuwe (privaatrechtelijke) systeem. Lees meer over de aard van deze verandering op de pagina Besluiten: van mandaat naar volmacht.

Moet u uw besluiten aanpassen?

Of dit noodzakelijk is, hangt af van hoe uw organisatie op dit moment geregeld heeft wie welke bevoegdheden heeft. Het kan zijn dat de mandaat-/volmachtbesluiten van uw organisatie zo geformuleerd zijn, dat aanpassingen niet of nauwelijks nodig zijn. Laat dit tijdig controleren, bijvoorbeeld door de juridische afdeling van uw organisatie of uw juridisch adviseur.

Hoe controleert u dat?

Lees verder om erachter te komen of u ook uw mandaat- en volmachtbesluiten moet aanpassen. Wilt u eerst wat meer informatie over de juridische terminologie rond dit thema? Kijk dan op de pagina’s De overgang van bestuursrecht naar privaatrecht of Verschil tussen een bestuursorgaan en rechtspersoon.

Het feitelijk controleren van uw besluiten in 3 stappen

1. De eerste stap is om te inventariseren welke mandaat- en volmachtbesluiten er nu binnen uw organisatie bestaan. Het kan zijn dat uw organisatie maar één besluit heeft waarin zowel de organisatie als de bevoegdheden (mandaten en volmachten) binnen de hele organisatie geregeld zijn. Er zijn ook veel organisaties met meerdere besluiten. Bijvoorbeeld een apart besluit waarin de indeling van de organisatie beschreven staat en aparte besluiten voor mandaten en voor volmachten. Of een besluit waarin alleen de organisatiestructuur en de bevoegdheden tot een bepaald managementniveau staan. Die managers hebben dan vaak ieder een apart besluit gemaakt waarin zij een deel van hun bevoegdheden door verlenen (‘ondermandaat verlenen’) aan lagere managers of andere ambtenaren.

2. Vervolgens kunt u nagaan of uw besluiten juridisch al zó geformuleerd zijn dat er al volmachten geregeld zijn die betrekking hebben op personele aangelegenheden. 

Met sommige formuleringen zijn waarschijnlijk geen of weinig aanpassingen in het mandaatbesluit nodig. Een goed voorbeeld daarvan is het Mandaatbesluit BZK 2018. In artikel 1.2 van het Mandaatbesluit BZK 2018 is bepaald: “voor de toepassing van dit besluit en de daarop berustende bepalingen wordt met de verlening van mandaat gelijkgesteld de verlening van volmacht om namens een bewindspersoon voor de Staat privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten.” Dat betekent dat waar ‘mandaat’ staat, daar ook ‘volmacht’ onder valt. In andere artikelen van het Mandaatbesluit BZK 2018 zijn mandaten verleend ‘ten aanzien van aangelegenheden die behoren tot het werkterrein’ van de gemandateerde (de betreffende werkterreinen zijn beschreven in het Organisatiebesluit BZK 2018). Ook is geregeld dat het mandaat in elk geval betrekking heeft op “het uitoefenen van integraal management met inbegrip van aangelegenheden op organisatorisch, personeel, financieel en materieel gebied” (zie bijvoorbeeld artikel 6.2 van het Mandaatbesluit BZK 2018). Volmachten vallen daar dus ook onder.

In deze besluiten staat dus duidelijk beschreven dat een functionaris mandaat en volmacht heeft binnen zijn eigen werkveld, en welke werkvelden dit precies zijn. Hiervoor hoeft niets gewijzigd te worden. Ook zonder wijziging van deze besluiten is al geregeld dat managers straks na inwerkingtreding van de Wnra een volmacht hebben om arbeidsovereenkomsten met hun personeel aan te gaan, te wijzigen en te beëindigen.

Is dit bij uw besluiten niet het geval? Dan is het goed om uw juristen te vragen om uw besluiten aan te passen zodat de mandaten voor personele besluiten in volmachten worden omgezet. Zorg ervoor dat dit voor 1 januari 2020 geregeld is.

3. Kijk ook of uw besluiten op andere punten Wnra-proof zijn. Het is goed om uw besluiten in hun geheel zorgvuldig na te lopen en na te gaan of actualiseringen nodig of wenselijk zijn door de Wnra.

Enkele aandachtspunten hierbij:

  • Het is goed om de terminologie in uw besluiten aan te passen aan de Wnra. Bijvoorbeeld door de term ‘aanstellen’ te vervangen door ‘het aangaan van een arbeidsovereenkomst’.
  • Overheidswerkgevers (in de zin van de Ambtenarenwet 2017) hoeven vanaf 2020 geen mandaten meer te regelen voor beslissingen over bezwaarschriften tegen besluiten die gaan over personeelszaken. Is een besluit vlak voor inwerkingtreding van de Wnra genomen? Houd er dan wel rekening mee dat ambtenaren nog binnen zes weken na die inwerkingtreding bezwaar kunnen maken.
  •  Mogelijk staan er verwijzingen in uw mandaatbesluiten naar regelingen die met de inwerkingtreding van de Wnra vervallen. Zie bijvoorbeeld artikel 15 van de Mandaatbesluiten gemeente Groningen 2016. Daarin staan verwijzingen naar de CAR UWO en de Arbeidsvoorwaardenregeling gemeente Groningen. Die regelingen zijn gebaseerd op de (huidige) Ambtenarenwet. Daarvoor in de plaats komt straks de Cao Gemeenten.