Overheden helpen elkaar op weg

De implementatie van de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren (Wnra) is een grote klus waar alle overheidsorganisaties mee te maken hebben. Daarom is het belangrijk dat zij elkaar helpen.

Beeld: Martijn Beekman

De Wnra heeft impact op de personeels- en salarisadministratie van ambtenaren. Wauter Vis (projectleider van P-Direkt, het HR shared service center van het Rijk) ging hierover in gesprek met Petri Ykema (projectleider Wnra van de TU Delft). Lees welke ervaringen zij met elkaar uitwisselden en wat de belangrijkste tips waren die uit dit gesprek voortkwamen.

Tip 1: Creëer overzicht: vergelijk Burgerlijk Wetboek met de ambtelijke rechtspositie

Het kan lastig zijn om alle zaken die geregeld moeten worden te overzien. Pas als duidelijk is wat er concreet gaat veranderen, kan dit ook daadwerkelijk worden uitgewerkt. Rijksbreed hebben arbeidsvoorwaardenjuristen van het coördinerend ministerie van BZK, van de andere ministeries en de juristen van P-Direkt daarom het Burgerlijk Wetboek vergeleken met het Algemeen Rijksamtenarenreglement (ARAR) en de departementale regelingen onderzocht. Er is gekeken welk deel van de regelingen in het Burgerlijk Wetboek voorkomen en wat straks een plek moet krijgen in de Rijkscao. In principe is het een technische omzetting, maar er verandert natuurlijk wel aardig wat, al is het maar de terminologie. Elk verschil in regelgeving brengen de juristen bij P-Direkt nu in kaart, zodat per werkproces zichtbaar wordt wat voor gevolgen de nieuwe rechtspositie heeft. Moeten er misschien wijzigingen worden aangebracht in werkprocessen? Of moeten er systeemaanpassingen worden gemaakt? Het resultaat is een impactanalyse, waarmee verder kan worden gewerkt.

Een voorbeeld: de verlofregeling is al gebaseerd op Burgerlijk Wetboek. Hier zal in het proces dus niets gaan veranderen. Maar sommige regels zitten wel in de ambtelijke rechtspositie van de rijksoverheid, terwijl ze niet in het Burgerlijk Wetboek staan. De grote verandering is straks het werken met een arbeidsovereenkomst waarvoor zowel werkgever als medewerker moet tekenen. Het proces van een eenzijdige aanstelling moet dus worden gewijzigd.

Een deel van de veranderingen kan ook komen uit de nieuwe cao’s. Die worden pas in een later stadium afgesproken, en daarom plannen Petri Ykema en Wauter Vis genoeg tijd in voor de implementatie.

Tip 2: Opleiden van je medewerkers is heel belangrijk

Eén van de grote acties voor personeel-en salarisverwerkers is het opleiden van hun medewerkers. Servicemedewerkers, juristen, proceseigenaren en ICT’ers moeten op de hoogte worden gebracht van de nieuwe rechtspositie en hoe hun werkprocessen gaan veranderen. Dat moet al vroeg in het project gebeuren, zodat ook de impactanalyse en het herontwerp van de processen deskundig gebeuren. P-Direkt heeft daarvoor eigen, vertrouwde partijen die zij ook nu weer inschakelen om de opleidingen te verzorgen voor het eigen personeel. Voor HR-adviseurs en arbeidsjuristen besteedt BZK de opleidingen extern aan.

Beeld: Martijn Beekman

Tip 3: Let op: ketenbepaling verandert wellicht

De ketenbepaling regelt wanneer elkaar opvolgende tijdelijke dienstverbanden overgaan in een vast dienstverband. Het kan zijn dat de ketenbepaling in de eigen ambtelijke rechtspositie afwijkt van die in het Burgerlijk Wetboek. Als dat zo is kan nu al gevolgen hebben voor het aangaan van tijdelijke dienstverbanden die doorlopen tot na inwerkingtreding van de Wnra. Wauter Vis zegt dat bij het Rijk daarnaast als bijzonderheid geldt dat op dit moment (in de ambtelijke rechtspositie) ieder ministerie (juridisch gezien) een eigen werkgever is. Dus als je bij een ander ministerie gaat werken, dan begint de teller van tijdelijke dienstverbanden opnieuw. Onder het Burgerlijk Wetboek verandert de definitie van werkgever en is de hele Rijksoverheid één werkgever. De teller springt dan niet meer op nul als je een ander tijdelijk contract accepteert bij een ander ministerie, maar loopt door. Meer hierover en andere veranderingen in de ketenbepaling leest u in dit bericht over de gevolgen bij het verlengen van tijdelijke dienstverbanden.

Tip 4: Weeg af of je verbeteringen doorvoert of alleen ‘technisch omhangt’

Bij het implementeren van de Wnra komen er misschien zaken naar boven die toch nog beter of anders kunnen. Denk bijvoorbeeld aan het samenvoegen van lokale regelingen. Het is verstandig als overheidswerkgevers daarin hun eigen afwegingen maken. Petri Ykema geeft aan dat TU Delft overweegt dit moment aan te grijpen om verbeteringen op te nemen. Voor het Rijk ligt dit anders, daar is gekozen voor een ‘technische omhanging’, dat is al uitdagend genoeg in een organisatie met tegen de 120.000 medewerkers. Wauter Vis denkt dat het nu belangrijk is om verbeterkansen niet voorop te zetten, hoe verleidelijk het ook is, en vooral gericht te zijn op de implementatie van de Wnra. Op het moment dat er nu teveel veranderingen worden doorgevoerd, kan het project te groot worden. Dit kan de soepele implementatie van de Wnra in de weg staan.  

Tip 5: Maak een keuze: hoe zet je de huidige medewerkers over?

In de nieuwe rechtspositie wordt de aanstelling een arbeidsovereenkomst. Met die kennis in het achterhoofd rijst de vraag op of medewerkers die al in dienst zijn een overeenkomst moeten tekenen. In de wetgeving van de Wnra is al geregeld dat de aanstellingen van huidige ambtenaren automatisch worden gewijzigd in een arbeidsovereenkomst, het tekenen van een contract is dus niet per se nodig. Maar misschien vinden overheidswerkgever het juist wel belangrijk dat er een handtekening wordt gezet, ook al is het niet strikt noodzakelijk. De werkgever kan ook voor andere manieren kiezen waarop medewerkers worden voorgelicht over de nieuwe rechtspositie. Dat kan bijvoorbeeld door het sturen van een brief die nieuwe rechtspositie uitlegt aan iedere medewerker. Het moment kan ook op andere manieren gemarkeerd worden. Bijvoorbeeld met een bijeenkomst, of met stuk taart.

Beeld: Martijn Beekman

Of een werkgever nu voor kennisgeving of handtekening kiest, het is belangrijk om in ieder geval op tijd een keuze te maken. Communicatiemedewerkers en de personeels-en salarisverwerkers kunnen dan de nodige processen in gang zetten. Zeker als iedereen een arbeidsovereenkomst ter tekening voorgelegd krijgt, moet daar genoeg tijd voor ingeruimd worden.

Tip 6: Regel de in- door- en uitstroomprocessen

De nieuwe rechtspositie gaat uit van een tweezijdige arbeidsovereenkomst. Dit heeft gevolgen voor de in- door- en uitstroomprocessen van medewerkers. Aanvankelijk was het in-door-en uitstroomproces klaar na het versturen van een aanstelling. Nu moet er een tweezijdig proces worden ontworpen. Dit kan op twee manieren: door een stuk aan het huidige aanstellingsproces te plakken, of door een heel nieuw proces te ontwerpen. Zowel Wauter Vis als Petri Ykema zijn hard aan het nadenken hoe dit proces goed kan worden ingericht. De beste oplossing hebben ze nog niet, maar het is wel belangrijk te beseffen dat deze verandering in processen eraan gaat komen.

Tip 7: Steek je licht op bij anderen

De personeels-en salarisverwerking is bij overheidswerkgevers op verschillende manieren georganiseerd. De sector Rijk heeft één partij (P-Direkt) die beide zaken verzorgt. TU Delft verzorgt zelf de verwerking van personeelsgegevens, de salarisverwerking is extern geregeld. Ondanks het feit dat het overal anders is georganiseerd, zijn alle partijen gezamenlijk met hetzelfde bezig. Daarom is het belangrijk om samen op te trekken en kennis te delen. Dat scheelt tijd, foutcorrecties en daardoor ook kosten. Zo heeft Wauter Vis bijvoorbeeld een kijkje genomen bij PostNL. Deze organisatie is ooit geprivatiseerd, en heeft dus een vergelijkbare wijziging meegemaakt. PostNL heeft nu bijvoorbeeld een elektronische arbeidsovereenkomst. Dat is voor het Rijk misschien nog toekomstmuziek, maar door een kijkje te nemen bij anderen, krijg je zicht op het potentieel.

Beeld: Martijn Beekman

Tip 8: Onderschat de communicatie niet

De huidige wet-en regelgeving van overheidsorganisaties staat soms op verschillende plekken beschreven. In het geval van de sector Rijk bijvoorbeeld op het Rijksbrede intranet en op de website van P-Direkt. Maar ook bij ministeries en andere uitvoeringsorganisaties is er veel communicatiemateriaal over p-zaken, van factsheet tot webcontent en van animatiefilms tot drukwerk. Al deze teksten moeten herschreven worden naar teksten over het Burgerlijk Wetboek en de nieuwe CAO. Dit is een behoorlijk grote klus. Als een organisatie op veel verschillende plekken informatie heeft staan, dan kan dit een nog grotere klus zijn dan het van tevoren misschien lijkt. Het is dus belangrijk om hier op tijd mee te beginnen.

Houd deze website in de gaten voor meer praktische tips en handvaten om de Wnra soepel te implementeren. Of meld u aan voor de nieuwsbrief. Abonneer u door een vinkje te zetten voor 'Nieuwsbrief Wnra' en vul uw e-mailadres in.