Het Wnra-team in Utrecht zoekt naar de ‘why’

Het jaar 2020 nadert met rasse schreden, en dan zullen overheidsorganisaties klaar moeten zijn voor de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren (Wnra). Hoe staat het ervoor? Wat zijn uitdagingen en welke ervaring willen ze delen? We spraken met projectmanager Linda Hoen en communicatieadviseur Monique Tersteeg van het implementatieteam bij de gemeente Utrecht.

Monique Tersteeg en Linda Hoen van het wnra-team bij de gemeente Utrecht

Monique Tersteeg en Linda Hoen

Beeld: Hans Roggen

Het team van juristen van de gemeente Utrecht was al een tijd aan de slag met inventarisaties van wat er moest gebeuren. Toen het te complex werd, riepen ze de hulp in van Linda Hoen van het projectmanagementbureau: “Ze kregen door dat de Wnra over heel veel tafels gaat spelen, en er was een persoon nodig die dat praktisch in goede banen zou leiden.“

Al snel werd er een projectteam samengesteld waarmee in maart een startbijeenkomst werd gehouden. Linda: “Het projectteam zorgt ervoor dat de omzetting van de aanstellingen naar een arbeidsovereenkomst in onze organisatie zo soepel mogelijk verloopt. Het team bestaat uit adviseurs HRM, uitvoerende HRM-medewerkers, juristen, een communicatieadviseur en een collega vanuit Stadsbedrijven. Er zijn zes deelprojecten met een eigen deelprojectleider, zoals voor juridische en administratieve processen of voor communicatie. Het projectteam komt elke zes tot acht weken bij elkaar.” Ook is er een kernteam, dat bestaat uit twee juristen, Monique Tersteeg vanuit communicatie en een vertegenwoordiger van concern HRM, een HRM-adviseur en een project-assistent. Zij komen elke twee weken bijeen.

Why, tell me why?

De nieuwe wet roept veel vragen op. “Een belangrijke vraag die op dit moment speelt is in hoeverre we medewerkers ermee gaan ‘lastig vallen’. Laten we onze huidige medewerkers een nieuwe arbeidsovereenkomst ondertekenen? Voor die medewerkers die al in dienst zijn wijzigt de rechtpositie automatisch en verandert er verder niets aan hun huidige arbeidsvoorwaarden. Dus waarom zouden ze moeten tekenen? Is die handtekening wel nodig? Daar hebben we nog geen bevredigend antwoord op kunnen formuleren,” zegt Linda. De beslissing hierover is echter cruciaal, vanwege de grote operationele en communicatieve gevolgen. “We hebben de afgelopen jaren al veel veranderingen in onze organisatie gehad. Als we kiezen voor ondertekening, dan moeten we ook helder uitleggen waarom dat nodig is en wat er voor medewerkers verandert.”

“Het is belangrijk dat onze medewerkers weten waar ze aan toe zijn. Deze nieuwe wet is een goede aanleiding om na te denken over ambtenaarschap.” – Linda Voortman, wethouder Personeel en Organisatie gemeente Utrecht.

Monique Tersteeg is communicatieadviseur en schrijfcoach bij de gemeente Utrecht

Monique Tersteeg

Beeld: Hans Roggen

De Utrechtse ambtenaar gaat vragen stellen

Utrecht streeft naar een voor medewerkers soepele overgang van de wettelijke regeling. Monique: “De communicatie willen we vanaf de start goed doen, zodat we onze boodschappen niet hoeven herroepen.” Voor nieuwe medewerkers is het vanaf 1 januari 2020 meteen duidelijk: zij zetten hun handtekening op de arbeidsovereenkomst die ze afsluiten. De vraag die nu nog open ligt is of de huidige medewerkers een handtekening gaan zetten. Ze vraagt zich af: “Als je de medewerkers die al in dienst zijn laat tekenen, waar tekenen ze dan voor? Er is op dat moment immers geen ruimte om inhoudelijk zaken te wijzigen in de arbeidsovereenkomst. Maar ondertekenen geeft wel een extra lading en kan leiden tot onrust. En juist dat willen we graag voorkomen.“

Beiden verwachten kritische vragen van medewerkers als die een handtekening moeten zetten bij de invoering van de Wnra. Monique: “Een goede motivatie zou ons helpen tot duidelijke communicatie te komen. Zolang we geen helder antwoord kunnen geven op voor de hand liggende vragen, stellen we de communicatie bewust nog even uit.”

Tekenen of niet, een landelijk dilemma

“Het is belangrijk om je in te leven in de praktische vragen die opkomen bij de uitvoering van de Wnra. Als je goed voorbereid bent, kun je weloverwogen beslissingen nemen. We staan nu voor de beslissing ‘tekenen of niet-tekenen’ en dat speelt niet alleen in Utrecht.” Linda zit regelmatig om tafel met de andere Wnra-projectleiders van de G4, en ze spreken onder andere over dit dilemma. Dat ligt ook op de tafel van het VNG-overleg. Ze zegt: “De G4 lijkt op de route te zitten van ‘niet tekenen voor medewerkers die al in dienst zijn’, maar zoekt nog naar de juiste onderbouwingen”.

Linda schetst hoe in Utrecht elke ondertekening tot anderhalf uur per contract zal kosten, maar ook dat de Servicedesk het druk krijgt met allerlei vragen, en het middenmanagement vragen van medewerkers kan verwachten. Bijvoorbeeld over individuele werkafspraken als piketdiensten. “Gaan leidinggevenden of medewerkers het moment aangrijpen om de bestaande afspraken ter discussie te stellen? Zijn er dan nieuwe maatwerkafspraken nodig in de contracten? Dat risico is aanwezig. Dit soort vragen speelt bij de besluitvorming over het tekenen. Ik stel nu een intern beslisdocument op over het wel of niet tekenen. Dat doe ik in samenwerking met de G4”.

Linda Hoen is projectleider Wnra bij de gemeente Utrecht

Linda Hoen

Beeld: Hans Roggen

Utrecht doet het samen

De G4 werken ook samen op het gebied van opleidingen. Zo regelde de gemeente Den Haag een verkorte opleiding voor juristen waarbij ook Rotterdam en Utrecht aanhaken. Ze denken ook na over opleidingen voor HRM-medewerkers en voor medewerkers van front- en backoffice. Vanuit het project is er verder regelmatig overleg met de vakbonden en de Centrale Ondernemingsraad (COR). Met de COR en de bonden wordt ook samengewerkt aan de omzetting van de rechtspositieregeling. Dat gebeurt in een reeks bijeenkomsten waarin ze met elkaar, onder leiding van de deelprojectleider, alle teksten doornemen.

Monique vult aan dat ze elkaar op de hoogte houden en teksten laten meelezen. “Met de vakbonden, COR en de G4 delen we onze communicatieaanpak en zijn er afspraken over wanneer (ongeveer) welke communicatie start. Voor de zomer hebben we onze communicatieconcepten al met hen gedeeld. Je hoeft niet allemaal zelf het wiel uit te vinden en feedback maakt zulke concepten weer sterker.” Ze geeft aan ook informatie van Wnra.nl en VNG.nl te gebruiken: “Als er landelijk goede filmpjes of andere materialen beschikbaar zijn, dan maken we daarvan graag gebruik. Bijvoorbeeld als bron voor onze vragen en antwoorden. Filmpjes willen we intern op de informatieschermen tonen en relevante sites ontsluiten we met een hyperlink in een bericht.”

“Het meenemen van medewerkers in de aanstaande veranderingen, en het goed anticiperen op hun vragen en wensen, is cruciaal.” – Voorzitter centrale ondernemingsraad (COR) gemeente Utrecht

In de voorbereidingsstand

Monique: “Zelf ben ik begonnen met inlezen, bijvoorbeeld op Wnra.nl. Veel informatie rond de Wnra is heel juridisch en moeilijk te volgen. Belangrijk is het ‘ont-juridiseren’ van de boodschap. In Utrecht werken we aan gastvrij en gelijkwaardig taalgebruik. Als schrijfcoach stuur ik erop dat we deze ingewikkelde boodschap zo helder mogelijk aan onze medewerkers overbrengen.” Begrijpelijk voor iedereen, maar niet in Jip-en-Janneke-taal. Wat verandert er concreet en wat betekent dat voor jou als medewerker? “We geven feitelijke informatie met aandacht voor de zorgen van medewerkers. Die laten zich hier bovendien niet met een kluitje in het riet sturen: je moet een goed verhaal hebben.”

Ook al wordt er nog niet actief gecommuniceerd, het team zit niet op de handen. Op het gebied van communicatie staat er al van alles klaar: een infographic, een presentatie, een lange Q&A en een overzicht van tien vragen over de Wnra. Voor leidinggevenden komt er een ‘was-wordt-kaart’. “Leidinggevenden zijn in hun team een belangrijke vraagbaak. We moeten hen dus goed ondersteunen in hun communicatierol. Dat pak ik op, samen met de adviseurs van HRM.”

Aan de slag in 2019

Het wachten is nog op de beslissing rond het wel of niet laten ondertekenen van een arbeidsovereenkomst. Dat zal naar verwachting eind 2018 bekend worden. Het projectteam gaat in de tussentijd volop door met bijvoorbeeld impact-analysesessies. “Die gaan regelmatig over de administratieve processen” vertelt Linda: “Dan pakken we één werkproces op in een brainstorm en bekijken we de impact van de Wnra daarop. Op welke punten speelt het? Wat moet er worden uitgezocht, in gang gezet of uitgevoerd? De status daarvan houden we bij in een draaiboek. In zo’n sessie ontstond het idee om de (front-office)collega’s die veel met formulieren werken, te vragen om alvast bij te houden wat er straks door de Wnra moet worden aangepast.”

De eerste impactsessie ging over het wel of niet laten ondertekenen van een arbeidsovereenkomst door medewerkers die al in dienst zijn. Toen is er gebrainstormd over een simpeler idee: een bondige, dynamische pdf met naam, salarisschaal en dergelijke, die de werknemer met een vinkje accordeert. Linda: “Daarmee kun je je boodschap heel scherp stellen: we hebben alleen je vinkje nodig. Dat zien we misschien nog als een optie.” Wel zit ook hier een groot proces aan vast, vult Monique aan. “Als je het hebt over contracten tekenen, gaat het echt over individuele processen. ‘Even tekenen’ is er niet bij en zelfs het zetten van vinkjes moet je monitoren.”

Zodra duidelijk is of er wel of niet getekend wordt, kan het team flinke stappen gaan zetten. “Vanaf begin volgend jaar willen we concreet aan de slag. De grote bulk werk moet ergens in het voorjaar tot aan de zomer gebeuren,” stelt Linda. “We staan nu dus niet in de wachtstand, maar in de voorbereidingsstand.”