Netwerkbijeenkomst P&S-systemen onder de Wnra

Op 21 oktober 2019 vond in Utrecht de tweede netwerkbijeenkomst over de impact van de Wnra op personeels- en salarissystemen plaats. Deelnemers vanuit overheidswerkgevers als gemeenten, overheidsinstellingen en zbo’s werden door Maria Boes bijgepraat over de aanpak van de Shared Service ONS uit Zwolle en door Carry Dingeman over de aanpak van de gemeente Amsterdam.

Bijeenkomst P&S-systemen november 2019

SSC ONS

ONS bedient de Provincie Overijssel, de gemeenten Zwolle, Kampen en Dalfsen en de Omgevingsdienst IJsselland. ONS gaat arbeidsovereenkomsten aanbieden aan het zittende personeel. De overeenkomsten zijn voorgelegd aan een testgroep en geven aanleiding tot twee typen reacties. Enerzijds ‘heldere en sobere vastlegging van tweezijdig stelsel’ anderzijds: ‘Waarom, ik heb toch al een overeenkomst?’ Niet tekenen kan, maar Boes geeft aan dat het voor de juridische helderheid goed is om het wel te doen. ONS zal straks overigens geen verschil maken tussen tekenaars en niet-tekenaars.

ONS kiest voor een digitale handtekening van zowel de leidinggevende als de werknemer bij een indiensttreding. Bij doorstroom krijgen medewerkers een informatieve brief en volstaat een vinkje in de workflow, waarmee de werknemer aangeeft dat de mutatie is gezien.

De uniformering van brieven conform cao-taal is een monnikenwerk dat in gemengde werkgroepen wordt opgepakt. Het wijzigen van oude codes en tabbladnamen aan de systeemkant wordt in december afgerond.

Gemeente Amsterdam

Projectleider Carry Dingeman ziet veel overeenkomsten met de aanpak van ONS, maar het belangrijkste verschil is de keuze om de vijftienduizend zittende medewerkers geen arbeidsovereenkomst voor te leggen. Wel krijgen de medewerkers eind november een informerende brief waarin staat dat de aanstelling automatisch wordt omgezet naar een arbeidsovereenkomst.

In een gezamenlijke projectgroep worden de juridische kaders en control uitgeplozen en is regel voor regel de huidige rechtspositieregeling doorgelopen op consistentie en kansen voor vereenvoudiging. Deze operatie zorgt ervoor dat professionals elkaar ontmoeten, ervaringen delen en hun werkwijzen beter op elkaar afstemmen

Per proces zijn de gevolgen van de Wnra in kaart gebracht. Vervolgens zijn factsheets voor de salarisadministratie gemaakt, is vrijwel alle content op intranet aangepast, worden kennisbanken geactualiseerd en zijn honderddertig brieven en besluiten Wnra-proof gemaakt. Alles opgeschreven in helder Amsterdams, waarbij op advies van de tekstschrijver ervoor is gekozen om van ‘Je en Jij’ terug te gaan naar ‘U’. Verschillende deelnemers aan de netwerkbijeenkomst melden dat men daar juist de beweging andersom maakt.

Op dit moment gaat veel aandacht uit naar de overgangsperiode tussen de oude en de nieuwe situatie. Er worden al arbeidsvoorwaardengesprekken gevoerd over indiensttreding in het nieuwe jaar. De vragen van leidinggevenden daarover beginnen te komen. Wat komt er van het arbeidsverleden bij de gemeente in het personeelsdossier, is er recht op transitievergoeding? En dan is er de werkwijze bij ontslagprocessen. Vrijwillig, onvrijwillig, bij ziekte of reorganisatie. Om dat goed in beeld te krijgen zijn ‘Whole system in the Room’ sessies gehouden, waarbij deze processen Wnra proof worden beschreven.

Bij dit alles is een scala van opleidingen opgezet en wordt veel aan communicatie gedaan, want ‘zonder communicatie, geen Wnra’, aldus Carry Dingeman. Er zijn E-learning trajecten voor P&O-professionals en leidinggevenden. Afgelopen voorjaar over de wet en wat er verandert, nu meer praktisch over de processen rond arbeidsvoorwaardengesprek en -contract. Er was een summerschooltraject en er is een infobijeenkomst met de OR. Er komen P-uurtjes en in november krijgen alle werknemers een informatiebrief. Tenslotte zullen bij alle entrees en liften infographics komen te hangen.

Uitwisseling

Van de aanwezige overheidswerkgevers is er slechts één die voor het zittende personeel gaat voor de arbeidsovereenkomst met handtekening. De andere overheidswerkgevers kiezen voor een informerende brief. Verder worden er vragen gesteld over de arbeidsovereenkomsten, het arbeidsvoorwaardengesprek en het regelen van de feitelijke indiensttreding van nieuwe werknemers en de overgang van een overeenkomst voor bepaalde naar een voor onbepaalde tijd. Veel aandachtspunten, maar dit geeft ook aan dat de werkgevers de vraagpunten goed in het vizier hebben om zo zorg te dragen voor een goede invoering van de Wnra in de systemen.