Intreding Wnra een kans voor Partners van Shared Service Centrum ONS

Maria Boes is interim projectleider Wnra bij Shared Service Centrum ONS, een zelfstandige bedrijfsvoeringsorganisatie voor ICT, inkoop/contractmanagement en HR services. De Wnra heeft impact op de personeelssystemen van werkgevers. Maria vertelt hoe dat bij ONS is opgepakt. Partners van ONS zijn Gemeenten Zwolle, Kampen en Dalfsen, Omgevingsdienst IJsselland en de provincie Overijssel. Maria vertelt over haar rol als projectleider Wnra en over de kans die de partners zagen om de implementatie van de Wnra samen op te pakken, op uniforme wijze.

Maria Boes

“Als het gaat om personele mutaties worden partners van ONS bediend vanuit één personeelsadministratiesysteem. Dit ene systeem moest worden aangepast. Partners hadden het Wnra-project prima los kunnen oppakken, met name de arbeidsvoorwaardelijke kant. Maar ze hebben ervoor gekozen samen te werken. Zij zagen de Wnra als kans voor procesverbetering”, legt Maria uit. Om het project Wnra gezamenlijk op te kunnen pakken huurden ze haar in als projectleider. Maria begeleidt het gehele proces, van voorbereiding tot nazorg. Al met al een spannend project, waar Maria gedurende een periode van anderhalf jaar aan werkt. 

Spannende maanden

Hoe bereik je iedereen die je wil bereiken? Dat bleek een uitdaging. De maanden november en december zijn voor ONS met name spannend, vertelt Maria. “We hebben veel gecommuniceerd over de Wnra: met inloopmiddagen, via het intranet en nieuwsberichten. Toch speelt de Wnra voor veel mensen niet zo. Er komt in organisaties ook veel op mensen af. Daardoor bereiken we een groot deel van de mensen niet bij wie de arbeidsovereenkomst nu wel op de mat valt. Zij vragen zich dan af waarom ze eigenlijk moeten ondertekenen.”

“Hoe werknemers reageren op de Wnra zegt veel over de relatie tussen werkgever en werknemer. Ik zie dit als een kans om het gesprek aan te gaan.”

Goed geïnformeerd personeel

Het project Wnra kent voor ONS twee onderdelen. Allereerst is de keus gemaakt om huidige medewerkers een nieuwe arbeidsovereenkomst te sturen. Zij gingen van een eenzijdige aanstelling naar een tweezijdig proces. Daarbij ondertekenen werkgever en werknemer allebei de arbeidsovereenkomst. Belangrijk was dat de medewerkers goed geïnformeerd zijn over deze veranderingen en over het wat en waarom van de intreding van de Wnra. “Voor 1 november wilden we het Intranet netjes gevuld hebben en moest het personeelshandboek af zijn. Dat is gelukt. Ook zijn de 2700 arbeidsovereenkomsten verstuurd. Dat is nu een kwestie van opvolgen, ondertekenen en afronden. Dat opvolgen is nog een flink karwei.”

Maria licht toe: “We benadrukken dat de Wnra niets verandert aan de arbeidsvoorwaarden. Je functie verandert niet, je salaris verandert niet. Het is alleen een andere vorm van het contract. Toch merk je dat mensen zich hier wat zorgen over maken. Waarschijnlijk omdat de overeenkomst er toch wat zakelijk uitziet. Hoe werknemers reageren op de Wnra zegt iets over de relatie tussen werkgever en werknemer. Ik zie dit als een kans om het gesprek aan te gaan. Die verantwoordelijkheid ligt bij leidinggevenden. Die kennen hun eigen mensen en weten wie ze op welke manier moeten benaderen. Dat moet je als je het mij vraagt ook van dichtbij organiseren, dat is niet aan mij.”

Een digitaal indiensttredingsproces

Het tweede deel van het project was het aanpassen van de software. ONS werkt met personeelssysteem Youforce van Raet. Daarin moest voor 1 november het nieuwe indiensttredingsproces klaar zijn. Ook dat is gelukt. “Per 1 november kunnen we indiensttreding melden via een digitaal proces. Eerst was dit een papieren proces, waarbij een aanstelling met de hand werd ondertekend. Dit wilden de partners graag omzetten naar een digitaal proces, met een digitale handtekening. Dat is nu klaar.”

“Als projectleider ben ik tevreden als we richting 1 januari 2020 naar de 100% ondertekende overeenkomsten gaan, en het nieuwe digitale indiensttredingsproces met de digitale handtekening lekker loopt.”

Om het project te laten slagen heeft Maria gebruik gemaakt van de ervaringen van anderen. Bijvoorbeeld van Raet, de softwareontwikkelaar op gebied van HR. De ervaringen die zij hadden met andere klanten bood inspiratie. Ook zocht Maria contact met andere gemeenten. “Dingen komen niet zomaar naar je toe. De website van de Wnra helpt wel, maar je moet ook zelf contacten leggen en vragen stellen. Kennis uitwisselen en op die manier ervaring opdoen is iets waar we veel aan hebben gehad binnen dit project.” Een uitdaging was wel het spanningsveld tussen de verschillende wensen van de aangesloten organisaties en de wens voor een uniform proces. Er ging veel energie naar de afstemming tussen deze verschillen en de zoektocht naar gezamenlijkheid.

Nazorg en evaluatie

Maria sluit af: “Als projectleider ben ik tevreden als we richting 1 januari 2020 naar de 100% gaan, wat betreft de ondertekende overeenkomsten. En ook als het proces van indiensttreding lekker loopt, waarbij het digitale proces met de digitale handtekening dus nieuw is.” Daarom blijft Maria tot maart actief in haar rol als projectleider. Zo kan zij een goede nazorg en evaluatie realiseren en in het voorjaar van 2020 terugkijken op een mooi en succesvol project.